A munkaerő-utánpótlás és a humánerőforrás-menedzsment digitális transzformációja
A jövő azoké a vállalkozásoké, amelyek a 21. században felismerik, hogy a korábbi módszereiket lecserélve digitális megoldásokat kell alkalmazniuk HR-folyamataikban. Az elmúlt években egyre több szervezetet foglalkoztatnak az automatizációval járó előnyök, mivel egyre sürgetőbb a HR területén a digitális átalakulás. A HR-esek munkája rendkívül sok adminisztrációval jár, amelyet digitális eszközök alkalmazásával jelentősen lecsökkenthetnek.
Mi a humánerőforrás-menedzsment és miért fontos?
A személyzeti/emberi erőforrás menedzsment (angolul: Personnel/Human Resource Management, rövidítve: P/HRM) definícióját keresve számos megfogalmazással találkozhatunk a szakirodalomban. Miner 1977-ben megjelent munkájában a következőképpen fogalmaz: „Az emberi erőforrás menedzsment (Human Resource Management) a vezetés olyan általános funkciója, amely alapvetően az emberekkel, mint erőforrásokkal foglalkozik.” Az American Management Association (Amerikai Vezetési Társaság) szerint „Ha a menedzsment nem más, mint emberek irányítása, akkor a menedzsment munka nem több, mint személyzeti munka.” Egy másik szerző szerint „a személyzeti/emberi erőforrás menedzsment olyan, a szervezeten belül teljesített funkció, amely a szervezeti és egyéni célok elérése érdekében biztosítja az alkalmazottak leghatékonyabb alkalmazását”. Egy amerikai definíció szerint „a P/HRM: a személyes és a szervezeti célok egyidejű maximalizálására tervezett programok, funkciók, tevékenységek összessége”.
Véleményünk szerint a személyzeti/emberi erőforrás menedzsment azon funkciók egymásra kölcsönösen épülő együttese, amelyek az emberi erőforrás hatékony felhasználását segítik elő az egyéni és szervezeti célok egyidejű figyelembevételével.
A cél a szervezeti hatékonyság növelése, mert így tud egy szervezet megfelelni a FENNMARADÁS és NÖVEKEDÉS követelményének. Mi segíti a cél elérését? Munkaerő szaktudásának, képességének alkalmazásával - motiváltság, önmegvalósítás, - HRM elvek közvetítése az egyénhez, - etikus elvek és magatartás kialakítása, fenntartása, - a változás kölcsönösen előnyös legyen úgy az egyénnek, mint a csoportnak, vállalatnak, - élet minőségének fenntartása, fejlesztése.
Az emberi erőforrás menedzsment főbb funkciói
Az emberi erőforrás menedzsment funkciói a következők:
- emberi erőforrás stratégia
- emberi erőforrás tervezés
- munkaerő és munkakör-tervezés
- munkakör-értékelés
- ösztönzésmenedzsment
- toborzás, kiválasztás
- bevezetés
- teljesítményértékelés
- személyzetfejlesztés
- munkaügyi kapcsolatok
- karrier- és tudásmenedzsment
A fenti funkciók hatékony ellátását segíti a személyzeti információs rendszer. A mai - nemcsak itthon - állandóan változó világban e kihívással a személyzeti/emberi erőforrás menedzselés terén csak akkor lehet eredményesen szembenézni, ha tudatos változásmenedzselést-kultúraváltást valósítunk meg.
RECRUITECH PODCAST - A szállásoltatás szerepe a munkaerőpiacon - Takács N., Tarjányi Á., Pinczés B.
Az emberi erőforrás hatékonysága
Az emberi erőforrás hatékonysága számos tényezőben megmutatkozik:
- Magas teljesítmény.
- Minőségi termék.
- Munkatartalommal arányos foglalkozás.
- Kontrollált munkaerő-költség, csökkenő fluktuáció, hiányzás.
- Versenyképes bérszint.
- Jó munkafeltételek.
- Törvényesség, egyéni jogok biztosítása.
A HR-IT stratégia és a digitális transzformáció
Ahhoz, hogy egy szervezet megfelelő HR-IT stratégiát tudjon megalkotni, első lépésként meg kell határoznia digitális érettségének szintjét. Elsősorban nagyobb, komplexebb szervezetek esetében jelenthet kihívást az önvizsgálat elvégzése. Csépai Martin, a Deloitte Magyarország HR tanácsadási üzletágának vezetője szerint: „A vizsgálattal nemcsak egy digitális érettség felmérés elvégzése a cél, hanem például a kapcsolódó folyamatok és emberi kompetenciák vizsgálatát is magában foglalja egy holisztikus felmérés. Elengedhetetlen továbbá a kulcsfontosságú üzleti és humánerőforrás-menedzsment célkitűzések definiálása, amelyeket a digitális HR-stratégiával szeretnénk támogatni, például a munkaerő-toborzás javítása, operatív működési hatékonyság növelése stb. Ez nemcsak a stratégia összeállításában segít, de biztosíthatja, hogy megfelelő felső vezetői, üzleti oldali támogatása legyen a HR-IT projekteknek.”
A HUMÁN STRATÉGIA a különböző funkcionális stratégiák egyike, amelynek legfontosabb célja egy munkaszervezetnél, hogy segítségével meghatározzuk az üzleti célokhoz szükséges mennyiségű, képzettségű, és összetételű munkaerőigényt, és ezt a munkaerőt a továbbiakban hatékonyan és humánusan alkalmazzuk. A HR-szervezet érettsége és az üzleti célok függvényében tudjuk megalkotni a részletes tervet arra vonatkozóan, hogy milyen HR-szoftverek implementációját tervezzük, beleértve az ütemtervet, a szükséges erőforrásokat és a különböző csapatok felelősségi körét.
A digitális eszközök implementálása és értékteremtése
„Talán elsőre ellentmondás lehet, de amikor egy cég úgy dönt, hogy bevezet egy digitális eszközt, vagy egy területet digitalizál, akkor első körben személyesen érdemes elmondani, megmutatni mindezt a munkatársaknak. Ez azt a célt szolgálja, hogy legyen átmenet, és meggyőződhessenek arról, hogyan segíti a munkájukat a digitalizáció. Ha ez a lépés kimarad, az elutasításhoz vezethet, ami megakasztja a folyamatot. Az oktatások, előadások után a gyakorlati kipróbálás, tanulási/tesztidőszak következik, ezután lehet élesben is használni. Sőt, a legjobb, amit több cégnél is látok, ha megszemélyesítik az eszközt, akár nevet is adnak neki.”
„A digitalizáció véleményem szerint azzal teremt értéket, ha időt szabadít fel a vezetőknek, HR-es kollégáknak, hogy olyan feladatokkal dolgozhassanak, ahol a személyes jelenlét kikerülhetetlen. A munkáltatói márka építésében, a pályázókkal történő kommunikációban is van értékteremtő szerepe.”
„Egy implementációs projektet érdemes HR-működésfejlesztési kezdeményezésként kezelni, ami alkalmat ad arra, hogy a jelenlegi folyamatokat, gyakorlatokat optimalizáljuk. Fontos, hogy a folyamatokat funkciókon átívelő, end-to-end szemléletben tervezzük, például a jövőbeli bérszámfejtési folyamatok kialakításába érdemes bevonni más érintett területeket is, például az informatikát, a pénzügyet, vagy az irodai adminisztrációt. A HR-szoftverek a vállalatok igényeihez igazíthatók a konkrét követelmények meghatározásával, és az ezen igényeknek megfelelően konfigurálható rendszer kiválasztásával.” Csépai Martin hozzáteszi: „A megfelelő funkcionalitással felvértezett HR-szoftver kiválasztása után is elkerülhetetlen, hogy változtatni kelljen annak egyes beállításain, hiszen minden szervezet egyéni munkafolyamatokkal, szabályzatokkal, vagy szerepekkel rendelkezik. A felhő-alapú rendszerek megjelenésének köszönhetően egyre egyszerűbb a különböző szervezetspecifikus igények kielégítése.”
A digitális HR-megoldások leggyakoribb alkalmazási területei
Csépai Martin kiemelte azokat a területeket, ahol a HR-szoftverek a legnagyobb mértékben elterjedtek és értéket teremtenek:
„Kutatásaink és a tapasztalatunk alapján a munkaidő- és távollét-nyilvántartás, bérszámfejtés, munkavállalói adatok kezelése, munkaügy és a toborzás azok a területek, ahol a leginkább elterjedt a HR-szoftverek használata. Ezek azok a területek, ahol az automatizáció, a digitális támogatás rengeteg munkaórát tud megspórolni, így elengedhetetlen minden szervezet életében.”
A riportálás és analitikák térnyerése szintén megfigyelhető. Harmadik trendként az önkiszolgálás és ticketing rendszerek iránti növekvő keresletet említi Csépai Martin. Egy modern HR-szoftver alapvető követelménye, hogy a munkavállaló önkiszolgáló funkción keresztül legyen képes például szabadságot igényelni, személyes adatokat frissíteni, vagy letölteni a munkaviszonyával kapcsolatos egyes dokumentumokat.
Az alábbi táblázat összefoglalja a leggyakoribb területeket:
| HR funkció | Digitális megoldás típusa | Előnyök |
|---|---|---|
| Munkaidő- és távollét-nyilvántartás | Dedikált szoftverek, integrált rendszerek | Időmegtakarítás, pontosság, automatizálás |
| Bérszámfejtés | Bérszámfejtő szoftverek | Hatékonyság, hibacsökkentés, jogszabályi megfelelés |
| Munkavállalói adatok kezelése | HRM/HRIS rendszerek | Központi adatbázis, könnyű hozzáférés, adatintegritás |
| Munkaügy | Digitális dokumentumkezelés, chatbotok | Adminisztráció csökkentése, gyorsabb ügyintézés |
| Toborzás | ATS (Applicant Tracking System) | Jelöltkövetés, időmegtakarítás, jobb felhasználói élmény |
| Riportálás és analitikák | HR analitikai eszközök | Adatvezérelt döntéshozatal, trendek felismerése |
| Önkiszolgálás és ticketing | Munkavállalói portálok, chatbotok | Munkavállalói elégedettség növelése, HR tehermentesítése |
Munkaerő-utánpótlás és toborzás digitális eszközökkel
A megfelelő munkaerő kiválasztása kulcsfontosságú a szervezet sikeréhez. A munkaerő-tervezés az első lépés ezen a területen. Csépai Martin szerint: „A jövőbeli fejlesztéseknél a toborzás és onboarding továbbra is prioritást élvez, hiszen a megfelelő felhasználói élmény biztosítása a jelentkezők és az új belépő munkatársak számára nagymértékben befolyásolja egy szervezet sikerességét.”
Sélei Annamária elsősorban a kkv-szektorban toborzási és onboarding folyamataiban látja a digitális HR-eszközök, szoftverek legnagyobb előnyét. „Az ATS- (Applicant Tracking System, jelöltkövető) megoldások már a közepes méretű vállalatok számára is elérhetők. Hetente több órát lehet megspórolni, hogy nem egy Excel-táblából, vagy papír »adatbázisból« kell önéletrajzokat keresni.”
Onboarding és tudásmegosztás
Az onboarding, azaz a beillesztési folyamat szintén jelentős mértékben támogatható digitális eszközökkel. Sélei Annamária megfogalmazása szerint: „Én az 50-50 elvben hiszek az onboardingnál. A személyes bemutatkozást, tanulást nem pótolja a digitalizáció, viszont mind a folyamat elején, mind a betanulási időszak kiértékelésében kulcsfontosságú lehet. Kereskedelmi és gyártó cégnél is volt szerencsém onboarding-folyamatot kialakítani, és nagyon szerették az új kollégák, hogy már a belépés előtt és az első napon kapnak átfogó, digitális cégbemutató anyagot, ami ad egyfajta biztonságot.” A tudástár, a szakmai anyagok digitalizációja nem újdonság, itt csupán arra kell figyelnünk, hogy ezt egy könnyen kezelhető formában adjuk át az új munkatársaknak. Sélei Annamária megosztott még egy érdekes felhasználási területet: a gyakornokprogramokat.
További digitális HR eszközök és kihívások
A HR-osztályok szemszögéből számos digitális eszköz hasznos lehet. Sélei Annamária konkrét példának hozta fel, amikor a munkaügyi feladatokat digitalizálják. „Egy vállalati chatbot alkalmazás segítségével munkáltatói igazolást kérhetnek a kollégák, ez az igény azonnal befut a munkaügyes kollégához és már készül is a dokumentum. A chatfunkciós belső rendszerek a nagy méretű telephelyeken könnyítik a kommunikációt, de itt is igaz az, hogy nem pótolják a vezetői jelenlétet, tájékoztatót. Olyan információk megosztására viszont hatékony, hogy mikor van üzemorvosi rendelés, mikor kezdődik egy céges rendezvény vagy előadás, de akár munkatársi ajánlóprogramban is remekül használható. A chaten keresztül ajánlhatnak pályázót a kollégák meghirdetett pozíciókra. De fontosnak tartom, hogy ez folyamatos életben tartást igényel, és figyelni kell az így megosztott információk mennyiségére. Az ATS-t szintén nagyon hasznos eszköznek gondolom. A beléptető rendszerek digitalizációja és a jelenléti ívekkel történő összekapcsolása is hatékony.”
Implementációs kihívások
Az új rendszerek bevezetése során azonban számos kihívás merülhet fel. Ügyfeleink közül a szoftverszolgáltatók a belső erőforrás hiányát tartják a leginkább hátráltató tényezőnek egy HR-rendszer implementációja során. Tapasztalatunk szerint a projektek megkezdése előtt gyakran nem készül megfelelő erőforrásterv, amely tételesen felsorolná a projektfázisok alatt szükséges munkaerő kapacitást és kompetenciákat. Kutatásainkban az ügyfelek arra is panaszkodtak, hogy egy-egy megoldás nem rendelkezett azokkal a funkcionalitásokkal, amelyekre számítottak. „Úgy gondoljuk, hogy ez gyakran egy hibásan, nem jól átgondolt ajánlatkérési dokumentációból, illetve megoldásválasztási folyamatból eredeztethető, ahol így »útközben«, az implementáció során jelentkeznek újabb és újabb igények. Fontos ezen felül kiemelni gyakori nehézségként a meglévő rendszerekkel való integrációt.”
tags: #munkaero #utanpotlas #humaneroforras #management
