Adatkezelési és Adatvédelmi Irányelvek az UVSE Vízilabda Sportegyesületnél
Az UVSE Vízilabda Sportegyesület kiemelten fontosnak tartja a személyes adatok védelmét és az információs önrendelkezési jog tiszteletben tartását. Ennek érdekében szigorú szabályokat és eljárásokat alkalmaz az általa kezelt adatok vonatkozásában, figyelembe véve a hatályos magyar és európai uniós jogszabályokat.
1. Jogi háttér és alapelvek
Az UVSE adatkezelési tevékenységét az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info. tv.), valamint a 2018. május 25-től alkalmazandó általános adatvédelmi rendelet (GDPR) előírásai szerint végzi. A személyes adatok védelméhez való jog a természetes személyek Alaptörvényben biztosított alapjoga, amely garantálja az adatalanyok információs önrendelkezési jogát. Az információs önrendelkezési jog az érintettek beleegyezésének hiányában kizárólag törvényi felhatalmazás alapján korlátozható.
Az UVSE alkalmazottai feladataik ellátása közben személyes adatot csak a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok előírásainak figyelembevételével, az adatvédelemre vonatkozó alapelvek tiszteletben tartásával kezelhetnek. Személyes adat kezelésére csak az UVSE alapszabályában meghatározott feladat- és hatáskörének gyakorlásához szükséges célból, jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítése érdekében van lehetőség. Az UVSE által kezelt - vagy az UVSE feladatainak ellátásához más adatkezelő által rendelkezésre bocsátott - személyes adatok magáncélra való felhasználása tilos.
Az adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon. Az adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé. Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak biztosítására, hogy alapértelmezés szerint kizárólag olyan személyes adatok kezelésére kerüljön sor, amelyek az adott konkrét adatkezelési cél szempontjából szükségesek. Ez a kötelezettség vonatkozik a gyűjtött személyes adatok mennyiségére, kezelésük mértékére, tárolásuk időtartamára és hozzáférhetőségükre. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható.
1.1. Fontos fogalmak
| Fogalom | Meghatározás |
|---|---|
| Információs önrendelkezési jog | az Alaptörvény VI. cikkében rögzített alapvető jog. |
| Adatkezelés | a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők. |
| IP cím | valamennyi hálózatban, amelyben a kommunikáció a TCP/IP-protokoll szerint folyik, a szervergépek IP-címmel, azaz azonosítószámmal rendelkeznek, amelyek az adott gépek hálózaton keresztüli azonosítását teszik lehetővé. |
| Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) | akinek a jogállását és feladatait az Info tv. szabályozza. |
2. A Szabályzat hatálya
A Szabályzat hatálya kiterjed az UVSE minden személyes adatot érintő adatkezelésére, valamennyi szakosztályára, szervére, tagjára, alkalmazottjára (függetlenül a foglalkoztatási jogviszony jogi jellegétől). A Szabályzat hatálya a fentieken túl kiterjed az UVSE Vizilabda Kft-re is, egyrészt az UVSE Vízilabda Sportegyesület és az UVSE Vízilabda Kft. között 2013. augusztus 1. napján megkötött utánpótlás fiókcsapat megállapodás teljesítésével összefüggésben, másrészt arra tekintettel, hogy a Kft. egyszemélyi tulajdonosa az UVSE Vízilabda Sportegyesület. Minderre tekintettel a jelen szabályzat az UVSE Vízilabda Kft. tekintetében úgy alkalmazandó értelemszerűen, hogy ahol a Szabályzat UVSE Vízilabda Sportegyesületet említ, ott a Kft-t is érteni kell, kivéve, ha jelen szabályzat ettől eltérő konkrét rendelkezést tartalmaz.
A Szabályzat hatálya kiterjed továbbá az UVSE-vel szerződéses kapcsolatban álló valamennyi természetes és jogi személyre, valamint jogi személyiség nélküli szervezetre (beleértve ezen szervezetek alkalmazottjait is).
3. Hozzájárulás és az adatkezelés jogalapja
Jelen szabályzat hatálya alatt és eltérő jelzés hiányában az adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul. A sportegyesületben a tagsági viszony létesítésének a feltétele bizonyos személyes adatok rendelkezésre bocsátása. A belépési nyilatkozathoz kapcsolt adatvédelmi tájékoztató figyelembe vételével minden a sportegyesületben tagsági felvételt kezdeményező személy konkrétan és egyértelműen hozzájárul a tagsági viszonya létesítésével egyidejűleg meghatározott személyes adatainak az UVSE részéről történő kezeléséhez. A hozzájárulás hatálya a tagsági viszony időtartamával egyezik meg. A sportegyesületi tagsági viszonyt megszüntető személy tagsági viszonyának megszűnésével megszűnik az adatok kezelésére vonatkozó felhatalmazás.
A hozzájárulás kérése során biztosítani kell, hogy az érintett tisztában legyen azzal a ténnyel, hogy hozzájárulását adta az adatkezeléshez, és hogy azt milyen formában tette meg. A hozzájárulásnak önkéntesnek kell lennie, ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni. Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja.
A személyes adatok kezelésének jogalapja az az érintett személyek önkéntes és kifejezett hozzájárulása (az Infotv. 5. § (1) bek. b) pontja, továbbá 2018. május 25. napjától alkalmazandó 2016/679 EU rendelet ("általános adatvédelmi rendelet") 6. cikk (1) bekezdés (a) pontja alapján), amely hozzájárulás bármikor, korlátozás nélkül visszavonható. Eltérő jelzés hiányában a belépő, tag vagy egyéb személy a jelen szabályzatban foglalt feltételek elfogadásáról belépés, vagy regisztráció során, külön nyilatkozat útján nyilatkozik.
A 16. életévét be nem töltött kiskorú érintett személyes adatainak kezelésére vonatkozó hozzájáruló nyilatkozat, illetve minden egyéb jognyilatkozat érvényességéhez az érintett törvényes képviselőjének jóváhagyása szükséges. Az UVSE általános adatvédelmi tájékoztatójának hirdetménye a jelen szabályzat 2. sz. mellékletét képezi, és a UVSE általános adatvédelmi tájékoztatója jelen szabályzat 4. sz. mellékletében, a UVSE által használt adatkezelési hozzájárulási nyilatkozat minta jelen szabályzat 3. és 3/A. sz. mellékletében találhatók. A hozzájáruló nyilatkozatot az adatkezelés fennmaradásának időpontjáig meg kell őrizni.
4. Kezelt adatok típusai és tárolása
Az UVSE a tagok, egyéb személyek, a Kft. számviteli és könyvviteli kötelezettségek teljesítése érdekében rögzítendő adatokat kezel. Ezek az adatok többek között az érintett azonosítását szolgálják. Az UVSE továbbá a honlap látogatása és/vagy regisztráció során rögzíti a felhasználók IP címét, operációs rendszerét és böngészőjének típusát, melyből bizonyos esetekben következtetni lehet az érintett személyre.
A beleegyezés fontossága | Sarah Robinson | TEDxTIUWomen
4.1. Különleges adatok kezelése
A faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a természetes személyek egyedi azonosítását célzó genetikai és biometrikus adatok, a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok kezelése tilos. Egészségügyi adatot az UVSE az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvényben meghatározott célból, az ott meghatározott esetekben, illetve a jogosult - megfelelő tájékoztatáson alapuló - írásbeli hozzájárulása esetén kezelhet.
4.2. Adattárolási idő
Minden olyan dokumentum, amely gazdasági esemény megtörténtét dokumentálja, számviteli bizonylatnak minősül, az UVSE a mindenkor hatályos adó- és számviteli szabályokban meghatározott őrzési időig tárolja. A szükséges mértékű, célhoz kötött adatkezelés e tekintetben a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése értelmében alapján 8 évig kerül megőrzésre. Ilyen dokumentumnak minősülnek különösen a szerződések, számlák, bizonylatok, ellenőrzések, vizsgálatok dokumentumai. A személyes adatok ennél hosszabb ideig történő - papír alapú és elektronikus - tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére a GDPR 89. cikk szerinti közérdekű archiválási célból, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül sor.
5. Adatbiztonság és technikai intézkedések
Az UVSE minden szükséges intézkedést megtesz az általa kezelt személyes adatoknak a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, nyilvánosságra hozatal, törlés, sérülés, megsemmisülése elleni védelméért. Az UVSE mint adatkezelő, illetve tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Info. tv. előírásainak megfelelnek. Az UVSE, mint adatkezelő, és az általa igénybe vett adatfeldolgozó, megbízott további adatkezelő, a fentiekben megjelölt személyes adatokat bizalmasan kezelik. Az UVSE és az Adatfeldolgozó a személyes adatokat elektronikus formában tárolja.
Az adatok biztonságát szolgáló intézkedések meghatározásakor és alkalmazásakor tekintettel kell lenni a technika mindenkori fejlettségére. Több lehetséges adatkezelési megoldás közül azt kell választani, amely a személyes adatok magasabb szintű védelmét biztosítja, kivéve, ha az aránytalan nehézséget jelentene. Az adatkezelő az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése e rendelettel összhangban történik.
5.1. Fizikai és informatikai védelem
Az adatfeldolgozást és tárolást végző kijelölt helyiségbe csak az adatkezeléssel megbízott személy és jelen szabályzatban erre felhatalmazott személyek, kizárólag az UVSE irodai fogadó órájának (nyitva tartásának) időtartama alatt léphetnek be. A sportegyesületnél (kft-nél) tárolt személyes adatok az UVSE székhelyén tárolására kijelölt hivatali helyiségeit - illetéktelen személyek belépésének megakadályozása érdekében - biztonsági riasztórendszerrel, és eseti helyi lehetőségek figyelembe vételével tűz esetén tűzvédelmi berendezéssel (tűzjelző berendezés, poroltó készülék, stb.) is védeni kell.
Az UVSE tulajdonában álló informatikai eszközön tárolt bármely természetes személy személyes adatát úgy kell védeni, hogy az informatikai eszköz (asztali számítógép, laptop, notebook, külső adattároló, okos telefon, stb.) legalább nyolc karakterből álló hozzáférési kóddal legyen elérhető. A hozzáférési kód tetszőleges számú, de kis és nagy betűkből, és számokból kell, hogy összetevődjön. A hozzáférési kódot az adatkezelő szerv vezetője által megállapított rendszeres időközönként, de évente legkevesebb két alkalommal meg kell változtatni.
5.2. Adatfeldolgozók bevonása és munkavállalók kötelezettségei
Az adatfeldolgozó az adatkezelő előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe. Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelést az uniós jog vagy tagállami jog alapján létrejött olyan - az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az adatkezelő kötelezettségeit és jogait meghatározó -szerződésnek vagy más jogi aktusnak kell szabályoznia, amely köti az adatfeldolgozót az adatkezelővel szemben.
A természetes személyek személyes adatainak adatfeldolgozásával érintett munkavállalók munkaszerződésébe a következő munkakörre vonatkozó előírást kell beiktatni: „A munkavállaló köteles a munkáltató adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatában foglalt előírásokat maradéktalanul betartani, különös tekintettel a sportegyesület tevékenységével összefüggő adatgyűjtési, adatkezelési, és adattárolási feladatok területén. Az adatkezelési tevékenysége során köteles az UVSE (munkáltató) adatvédelmi intézményrendszerének eljárási folyamatában közreműködni, az adatkezeléssel összefüggésben tudomására jutott információkat korlátlan ideig megőrizni, a Munka Törvénykönyvében meghatározott titokvédelmi szabályoknak (8.§ (4) bek.) megfelelően.”
6. Az érintettek jogai és az információkérés
Az érintett bármikor jogában áll személyes adatai szolgáltatását, közlését indoklás nélkül megtagadni, illetve a regisztráció, vagy a belépési nyilatkozattal összefüggésben tett hozzájáruló nyilatkozatait feltétel nélkül, ingyenesen visszavonni. Az érintett tájékoztatása a személyes adat hozzáférhetőségi, helyesbítési, törlési jogok érvényesítését is magában foglalja.
A tájékoztatást az UVSE elnöke, vagy az általa írásban megbízott személy adja meg, az adatvédelemért felelős elnökségi bizottsággal történt konzultációt követően. A tájékoztatást a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt (legfeljebb azonban 20 napon belül) írásban kell megadni. A tájékoztatás ingyenes, ha a tájékoztatást kérő a folyó évben azonos adatkörre vonatkozóan tájékoztatási kérelmet az adatkezelőhöz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állapítható meg.
A tájékoztatás megtagadására irányuló döntés meghozatalában az adatvédelemért felelős elnökségi bizottság minden esetben közreműködik. Az igény elutasításával egy időben közölni kell, hogy a felvilágosítás megtagadására pontosan mely jogszabályi rendelkezés alapján került sor, valamint a rendelkezésre álló jogorvoslati lehetőségeket is. Ha a személyes adat a valóságnak nem felel meg, és a valóságnak megfelelő személyes adat az rendelkezésére áll, a személyes adat helyesbítésre kerül. Törlés helyett zárolásra kerül a személyes adat, ha az érintett személy ezt kéri, vagy ha a rendelkezésére álló információk alapján feltételezhető, hogy a törlés sértené az érintett személy jogos érdekeit.
7. Az UVSE Vízilabda Sportegyesület bemutatása
Az UVSE Vízilabda Sportegyesület - a már megszűnt UTE Vízilabda Szakosztályból kiválva, 2008-ban alakult önálló egyesületté, a korábbi UTE edzők és az ott sportoló gyerekek, illetve szüleik részvételével. Az Egyesület megalakulása a teljes munkajogi és pénzügyi függetlenség megteremtésének utolsó fázisa volt. Működését elsősorban utánpótlásnevelésre fókuszálja, de ma már, a nálunk sportoló tehetséges gyerekeknek számára jövőképet is biztosítva, mind a női, mind a férfi felnőtt első osztályban indít csapatokat. Egyesületünk Magyarországon a legnagyobb vízilabda utánpótlás központ.
Egyesületünk csapatai a Margitszigeten a Hajós Alfréd uszodában tartják edzéseiket. A vizes sportok szentélyében, jó feltételek között dolgozhatnak. A szárazföldi - tornatermi, szabadtéri - edzések mellett a kiegészítő körülmények, létesítmények - orvosi szobák, szauna, tároló helyiségek stb. - is ideálisak a minőségi munkához. Az uszoda területén található a székhelyünk. Az épületet 2013-ban újították fel és vették birtokba: öltözők, szertár és az irodáink mellett, interaktív táblával, projektorral felszerelt csapatszoba és tanulószoba is van. Az ideális mennyiségű vízfelületet a Magyar Vízilabda Szövetség illetékeseinek közbenjárásával, illetve a Nemzeti Sportközpontoknak köszönhetően megkapjuk. Utánpótlás képzési rendszerünk széles alapú bázisra épül. Annak érdekében, hogy ideális, és a feltételekhez igazodó létszámban tudjunk évente gyerekeket beiskolázni, megfelelően előkészített és végrehajtott toborzásokat szervezünk az iskolaév kezdetén, szeptembertől novemberig.
tags: #uvse #ute #nevhasznalat
